Werk online samen met uw klanten en win een pak tijd

Wilt u meer tijd vrijmaken om uw klanten te adviseren? Wilt u piekperiodes vermijden en uw werk beter spreiden? Dan is online samenwerken met klanten via Sage Cloud Demat zeker iets voor u. Al het papierwerk wordt gedigitaliseerd en de verwerking geautomatiseerd. Zo maakt u tijd vrij om uw klanten te helpen in hun bedrijfsvoering.

Wat houdt online samenwerken met uw klanten in?

Online samenwerken met uw klanten is de nieuwe manier van werken. Droppen uw klanten momenteel nog om de zoveel tijd een doos met aankoopfacturen, verkoopfacturen en allerlei andere documenten bij u op kantoor, zodat u in de piekperiodes moeite heeft om bij te blijven? Dat kan anders. Vanaf nu kunnen ze alles gespreid doorheen de tijd online doorsturen met één druk op de knop, ook via een app op hun smartphone. Alle documenten komen samen op één en hetzelfde online platform en dat biedt heel wat voordelen. Zo hoeft u minder tijd te besteden aan administratie, is er een betere spreiding van de werklast, worden er minder fouten gemaakt en heeft u meer tijd om uw klanten advies te verlenen.

Wat zijn de voordelen voor u?

Betere spreiding van de werklast

Met Sage Cloud Demat kunt u de taken tussen u als accountant en uw klanten beter verdelen. Zo kunnen klanten in plaats van één keer om de paar weken of maanden hun stapel facturen binnen te brengen, dit nu bijvoorbeeld dagelijks of wekelijks doen en er eventueel nota’s aan toevoegen. Zo hoeft u niet alles zelf te doen.

Minder fouten

Vermijd dat uw klanten facturen, kasbonnetjes of andere documenten kwijtspelen. Alle documenten staan voortaan op een centrale plaats. Bovendien hoeven facturen niet langer manueel ingeboekt te worden, wat veel sneller werkt.


Minder administratie

Bent u te vaak bezig met administratieve taken die u telkens opnieuw moet uitvoeren? Met Sage Cloud Demat is dat voorbij. Repetitieve taken worden geautomatiseerd, zodat u enkel nog taken moet uitvoeren die het verschil maken voor uw klanten.

Meer tijd voor advies

U geeft u uw klanten de mogelijkheid om online hun boekhoudkundige stukken te uploaden, te verzenden en te raadplegen. Ook op hun smartphone. Op die manier speelt u beter in op de vraag van kmo’s om in realtime hun boekhouding te kunnen beheren en heeft u meer tijd om hen advies te geven.

Hoe werkt het?


Stap 1. Uw plan van aanpak

Met welke klanten wil u online samenwerken? Gaat u dat opleggen aan al uw klanten? Wil u uw eigen merknaam gebruiken in plaats van Sage Cloud Demat? Wil u naast de boekhouding ook betalingen of andere zaken kunnen opvolgen? Bepaal in deze fase wat uw verwachtingen en doelstellingen zijn. Op basis daarvan stellen we samen met u een stappenplan op.

Stap 2. Uw medewerkers opleiden

Al uw medewerkers zouden de software Sage Cloud Demat door en door moeten kennen. Selecteer eerst een aantal key users met wie u de online software grondig gaat doornemen. Als dit goed verloopt – waar we van overtuigd zijn – kunt u stapsgewijs steeds meer van uw medewerkers activeren op het platform.


Stap 3. Werk zelf volledig digitaal

Informeer die klanten waarvan u zeker bent dat ze heel blij zullen zijn met een online samenwerking. Klanten die liever traditioneel blijven werken, moet u eventueel niet op de hoogte brengen. Scan dan zelf de documenten van die laatste groep en u zult nog altijd tijd winnen. Sage Cloud Demat zet alle documenten namelijk automatisch klaar voor verwerking, zodat u manueel quasi niks meer hoeft toe te voegen. Ga intern alvast volledig digitaal, maak komaf met een papieren archief en op het einde van de rit zult u goedkoper af zijn.

Stap 4. Opties per klant

Wenst u meer te doen voor uw klanten dan de strikt noodzakelijk boekhoudkundige taken? Geen probleem. Er kunnen heel wat apps en tools gekoppeld worden aan Sage Cloud Demat. Zo kunt u voor elke klant afzonderlijk beslissen of u zaken zoals betalingen, facturatie of extra rapportering wilt connecteren. Zo volgen u en uw klant alles op binnen één en dezelfde tool.


Stap 5. Uw klanten opleiden

Bent u er intern al goed mee weg, dan is het nu tijd om de klanten op te leiden die ervoor openstaan. Leer hen hoe ze hun documenten kunnen digitaliseren, hoe ze een factuur terugvinden in hun archief, hoe ze hun cijfers kunnen raadplegen, enzovoort. Wees gerust, dit hoeft u niet allemaal zelf te doen. Sage helpt u hiermee door u te voorzien van instructievideo’s en handleidingen.

Stap 6. Opvolgen

Welke klanten maken er goed gebruik van, welke klanten schieten pas wakker met de btw-deadline in zicht? Volg al uw dossiers goed op en stuur klanten bij waar nodig. Voor u het weet hebben uw klanten een groot deel van uw administratief werk overgenomen en kunt u zich focussen op wat echt telt.


Whitelabel?

Ons samenwerkingsplatform heet Sage Cloud Demat, maar indien u dat wenst kunt u kiezen voor een whitelabel-versie van Sage Cloud Demat. Het houdt in dat u het online samenwerkingsplatform een eigen naam kunt geven en het volledig volgens uw eigen huisstijl kunt vormgeven. Dat geldt eveneens voor de app waarmee uw klanten toegang krijgen tot al hun cijfers, bonnetjes en documenten. Via deze app kunnen ze ook documenten scannen, doorsturen, opzoeken en raadplegen.

Accountants aan het woord

Pyxis & Co

Finivo

Contacteer ons

Heeft u nog extra vragen, wilt u graag een demo krijgen of meer te weten komen over wat wij u als accountant nog meer te bieden hebben? Neem dan contact met ons op. We helpen u graag verder.